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4张表助项目经理妥妥安排项目进度

更新时间:2022年04月07日   作者:spoto   标签(Tag):

是不是有很多项目经理都会遇到这样的问题:无论你做的项目计划有多完美,期间总会出现各种影响项目进度的事情。

于是项目计划经常得不到很好执行,该如何有效管理项目进度?也成了很多项目经理的困扰。

其实,项目进度管理和项目计划一样重要,因为它决定了时间轴、所需资源和项目交付的现实情况。

要做好项目进度管理,第一步就是要理项目计划和管理策略,其次才开始对项目的整体进度进行把控。只有这样,才能做到游刃有余。

4张表助项目经理妥妥安排项目进度

 

01 明确项目计划表,任务分配

一个项目能不能成功,其实在开始时就决定了,任务是否明确,日程计划表怎么写,还是有规矩可循的。

不要不当回事,项目或者任务一接到手就开始做,边做边发现问题再补救问题,这样只能陷入十分被动的局面。

6个步骤,帮助大家完成项目计划表:

第一步,考虑到所有的团队成员

尽可能保证团队成员的权益,让成员参与到进度计划表的讨论中,以便达成共识。

最大程度可以避免一人独断、考虑不到位的情况,也方便在计划时出现偏差可以及时纠偏。

第二步,对项目的范围考虑要面面俱到

项目经理要保证客户与公司等各个利益相关方的需求,提前做好沟通与需求对接确认,以此来形成整个项目执行的框架。

做好这一步的好处有两个,一个是可以有一个大致的框架预判,另一个,则是在后期出现需求变更时,至少有一个依据。

第三步,创建好关键里程碑节点

项目开始进行,需要在整个项目周期中埋好几个点,目的是用于在效果与实际的监测。

项目经理根据项目情况设置好阶段性的工作,每个阶段的工作属于项目里的一个小项目,到了阶段性的节点时,进行及时的检查,可以查看项目是否在正常的轨道上进行。

设置里程碑主要有两个好处:

一是及时的进行进度监控与纠偏;

另一个,是每个里程碑的完成可以让团队的小伙伴始终保持专注,并在阶段性的完成中获得正向的反馈,可以保持积极性。

 

创建好关键里程碑节点

 

第四步,花费一些时间去做好时间评估

初步完成了日程表后,我们还需要花点时间和心思去评估一下整体的项目。方法包括但不限于查看借鉴历史信息、搜索他人的项目经验等。

这样做可以保证我们在项目开始之前,可以做一个初步的评估,做到心中有数。

第五步,提前预见时间和项目范围的波动

计划永远赶不上变化,不论事先的规划和准备多精细,永远比不上需求变更,进度迟到,突发情况一系列的冲击。

无论你是经验多老道的PM大牛,还是提前做的准备工作有多么的事无巨细,前进的道路总会掀起一些波澜,这些猝不及防的变化极有可能让你前功尽弃。

因此,我们不能把时间安排得太满,而是预留一些额外的时间和缓冲

第六步,分配任务给团队成员

任务下发,很多PM认为,就是简单的上传下达的分配工作,并不会占用多少时间,所以在这方面的计划几乎没有。

根据我多年的经验,永远别指望我们的项目成员可以拥有100%的生产力,可以在项目周期中每天100%的努力和坚持,你自己也做不到。

总会被会议、请假、临时沟通、矛盾冲突等等额外的时间,不去记录就悄悄的占用了你的计划时间,而且累计起来,其实由此影响的进度是非常大的。

不要小瞧积累的力量,忽视它你一定会后悔的

著名的二八定律告诉我们,80%的工作成果是由20%的关键性动作完成的

而前期的项目计划制作就属于这20%的范围内,做好这一部分,后期的推进中你一定会轻松很多!预估没做好,无疑亲手给未来的自己挖坑。

 

02 4个项目进度管理表

当然,无论计划多完美,总会出现各种影响项目进度的事情。

我们要做的是,对每个项目进行优先级的划分、整理和归纳后,我们大脑里的任务就全部转移到工具中进行处理。

这样项目经理才能有更多的时间去做好进度的把握以及项目进程的风险控制等更为重要的事情。

对于PM同胞们来说,更可怕的事情莫过于项目还在,时间没了。

试问谁不想把项目和进度都牢牢握在手里,享受运筹帷幄的感觉?

所以老原在这也推荐4个项目管理进度表,有了它想做不好项目进度都难。

1.项目进度管理表。

通过项目进度管理表,汇总项目所需的基础且必要的信息。

包括但不仅限于项目任务、重要程度、责任人、起始时间、进度、状态、备注等,都需要清晰的表现出来。

全面的信息可以让项目进度更加清晰明了,便于在规定的时间制定出合理、经济的计划进度。

 

项目进度管理表

2.项目进度看板图。

在项目中,我们需要清楚在什么时间该做什么,什么时间点交付。

项目进度看板图以可视化图表形式展示项目进度,更直观更方便。同时也非常适合总结和向上级汇报。

而且随着内容的修改,项目进度看板会自动更新,十分便捷也不容易出错。

构建的项目进度看板图,可以当作模板来使用,下次如果需要使用,只要修改其中的时间和项目内容,项目状态就会自动更新。

 

项目进度看板图

 

3.项目进度明细表。

应该包括项目起始时间、实际工时、完成进度、完成情况等详细数据,一目了然,更方便管理。

哪些落后进度,哪些正在进行,哪些延期,尽在掌握。项目经理在管理实际工作会更加方便且能对症下药。

需要特别留意的是,这里汇总的是项目内部任务拆解后的子任务,顺势写下每个准备项目即可

如果在一个图内需要体现多个项目,则可以用项目名称-任务名称的命名方式,便于任务表的理解。

 

项目进度明细表

 

4.项目进度综合管理表。

我们常说的项目进度综合管理表,其实很多时候指的是甘特图。

项目甘特图可以达成项目管理可视化,合理的控制项目进度,进而更好地完成目标。

想要创建甘特图,你得知道完成项目所需的各个任务,评估每个任务需要多长时间,哪些任务是依赖于其他任务的。

我们可以在原有基础上增加项目进度柱状图,既可以明确各个任务的进程,又可以知道整体的进度。

 

项目进度综合管理表

 

在进行每个项目时,只有制定比较详细的可操作的项目进度管理计划,才可以统筹安排好整个项目的管理工作,使得项目各方面的的工作有条不紊的开展,这4个项目进度管理表就是一个重要的工具。

当然,工具只是辅助,只要能完成目标,做好监控,并没有人说一定要依赖这一个指标,大家还是需要结合实际和多种指标来衡量和判断KPI的执行和推进。

还是希望大家能够用好工具,而不是被工具支配。

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