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老PM项目经理教你新项目开局该怎么如收?

更新时间:2022年10月26日   作者:spoto   标签(Tag):

很多项目经理,刚进公司就立马投入工作,恨不得一天就能交付项目,但实际往往和现实相反。

原来的项目经理刚离职,你需要接受他的“二手”项目,但却完全不知所措,

在开始一个新项目时,所有的焦虑来源于未知,于是“接手一个新项目到底该如何开局”也成了很多项目经理的困扰。

关于这个问题,我今天就从2个抓手去给你们讲透。

所以,今天的更新,不仅适合小白萌新阅读,也适合老PM阅读。

 

一、好的开始就是项目成功的一半

一个项目能不能成功,其实在开始时就决定了。任务是否明确,日程计划表怎么写,还是有规矩可循的。

不要不当回事,项目或者任务一接到手就开始做,边做边发现问题再补救问题,这样只能陷入十分被动的局面。

6个步骤,帮助大家完成项目计划表:

完成项目计划表6个步骤

 

01  考虑到所有的团队成员 

尽可能保证团队成员的权益,让成员参与到进度计划表的讨论中,以便达成共识。

最大程度可以避免一人独断、考虑不到位的情况,也方便在计划时出现偏差可以及时纠偏。

 

02  对项目的范围考虑要面面俱到 

项目经理要保证客户与公司等各个利益相关方的需求,提前做好沟通与需求对接确认,以此来形成整个项目执行的框架。

做好这一步的好处有两个,一个是可以有一个大致的框架预判,另一个,则是在后期出现需求变更时,至少有一个依据。

 

03  创建好关键里程碑节点 

项目开始进行,需要在整个项目周期中埋好几个点,目的是用于在效果与实际的监测。

项目经理根据项目情况设置好阶段性的工作,每个阶段的工作属于项目里的一个小项目,到了阶段性的节点时,进行及时的检查,可以查看项目是否在正常的轨道上进行。

设置里程碑主要有两个好处:

一是及时的进行进度监控与纠偏;

另一个,是每个里程碑的完成可以让团队的小伙伴始终保持专注,并在阶段性的完成中获得正向的反馈,可以保持积极性。

设置里程碑主要有两个好处

 

04  做好初步时间评估 

初步完成了日程表后,我们还需要花点时间和心思去评估一下整体的项目。方法包括但不限于查看借鉴历史信息、搜索他人的项目经验等。

这样做可以保证我们在项目开始之前,可以做一个初步的评估,做到心中有数。

 

05  预留缓冲时间 

计划永远赶不上变化,不论事先的规划和准备多精细,永远比不上需求变更,进度“迟到”,突发情况一系列的冲击。

无论你是经验多老道的PM大牛,还是提前做的准备工作有多么的事无巨细,前进的道路总会掀起一些波澜,这些猝不及防的变化极有可能让你前功尽弃。

因此,我们不能把时间安排得太满,而是预留一些额外的时间和缓冲。

 

 

06  落实任务到个人 

任务下发,很多PM认为,就是简单的上传下达的分配工作,并不会占用多少时间,所以在这方面的计划几乎没有。

根据我多年的经验,永远别指望我们的项目成员可以拥有100%的生产力,可以在项目周期中每天100%的努力和坚持,你自己也做不到。

总会被会议、请假、临时沟通、矛盾冲突等等额外的时间,不去记录就悄悄的占用了你的计划时间,而且累计起来,其实由此影响的进度是非常大的。

不要小瞧积累的力量,忽视它你一定会后悔的

著名的二八定律告诉我们,80%的工作成果是由20%的关键性动作完成的。

而前期的项目计划制作就属于这20%的范围内,做好这一部分,后期的推进中你一定会轻松很多!预估没做好,无疑亲手给未来的自己挖坑。

 

二八定律

 

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二、“拿捏”的最好方式就是启动会

前阿里大政委欧德张说过:

“动员会是打胜仗中一个至关重要的上下同欲环节,既能产生共识,又能触发所有员工行动的起始键。”

你说,头开的好不好,是不是对接下来的项目进程和交付成果,起着至关重要的作用?

所以,项目经理刚接手新项目,启动会就会一个很关键的节点。

启动会是新项目一个很关键的节点

 

最实在的,就是给你树立形象和威信的最佳时机,此时不立,等项目开始,再想立就难了。

还有一个就是对高层进行「价值传递」,无论是对乙方高层还是甲方高层。

但是开启动会容易,想要开好却不容易。

100个项目经理有100个项目启动会的开法,但其中包含的一些核心内容和输出文件却大体相同。

动员会的核心,就是和团队成员、高层领导以及相关方对于目标进行一个共识达成的过程。

很多人错误的认为项目启动会是为了宣布目标,下达任务的方式来传递目标的。

 

其实,启动会最重要的是让各相关方,明确目标的形态,分别是:

1、目标意义化

意义化,就是要明确为了谁、为了得到什么而做这个项目?

2、目标数据化

把目标和KPI、利润等挂钩。

3、目标具体化

「我们要一起完成这个项目」这算具体化目标吗?

 

当然不算,具体化目标应该是:

1、明确对手是谁?比如标杆项目

2、明确差距在哪?

3、定义可执行目标

……

 

以上就是在项目动员会时,应该明确的主题和核心,而不是干巴巴的宣布一下,今天项目启动了。

再细化一点,你需要传达这5个方面的内容:

项目动员会5打主题和核心内容

有目标+和我有关+知道怎么达成目标+有激励+有决心。

满足这5个内容,你的启动会,才算到位。

要顺利开局一个项目,第一步就是做好项目计划表,并开好启动会,其次才开始对项目的整体进度进行把控。只有这样,才能做到游刃有余。

 

三、最后一点

总结一下,顺利开局一个新项目应该2手抓:

第一步就是完成项目计划表,从6个步骤去落实和完善,掌握主动权。

二是通过启动会,让团队成员、高层领导以及相关方对于目标进行一个共识达成的过程。

想要做好项目的整体把控。

就应该做好前期准备、过程监控、以及纠偏改正,在正向的反馈与循环中做好推进,这3个环节缺一不可……

最后,还是一句老话,思维决定认知,认知决定水平。

提升的不止工作,还有人生。

 

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