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新冠疫情风险对项目的影响及其应对策略

更新时间:2020年02月14日   作者:spoto
新冠疫情风险对项目的影响及其应对策略
 
    近期,突如其来的新型冠状病毒感染的肺炎疫情牵动着亿万中国人的心,也受到了全世界的关注。在此,易佳盈通公司向所有奋战在抗击疫情一线的工作者致敬!
    疫情当前,对在建项目而言,出现了“未知未知”风险,对刚启动或即将开工的项目而言出现了“已知未知”风险。除了因政府部门要求直接导致的停工外,疫情的影响也将体现在人员复工、招聘、设备和材料的采购、物资运输、人员隔离等各个方面,从而导致在建项目的进度和成本风险。对此,项目受疫情影响的风险管控,与各位项目管理人士探讨分享。为备考PMP人士对风险管理的一些概念和应对策略的理解和应用,具有一定的帮助和借鉴。
一、 疫情风险的属性与整合式管理
    疫情风险属于非事件类的模糊性风险,在一些合同类型中可定义为免责条款。模糊性风险对未来可能发生什么,存在不确定性,知识不足影响项目达成目标的能力。对疫情的发展趋势、政府出台的疫情管控措施均无法预知,也无法预测。
    管理异变性风险可通过蒙特卡洛分析和模拟。管理模糊性风险,则需要先定义认知或理解不足之处,进而通过获取外部专家意见或2003年的SARS疫情的风险应对实践为标杆来填补差距。
    “未知-未知”的突发性疫情风险,只有在发生后才能被发现。可以通过加强项目韧性来应对突发风险。这就要求项目:
    1.为突发性疫情风险增加应急预算和时间,需要通过变更请求,将管理储备预算和时间,批准为应急储备预算和时间。
    2.采用灵活的项目过程,包括强有力的变更管理。
    3.经常留意政府的疫情通报的早期预警信号,以尽早识别并评估疫情风险对项目的整体影响。
    4.明确征求相关方意见,明确应对疫情而可以调整的项目范围、进度、成本或实施策略等内容。
    5.启动整合式风险管理。疫情风险应该在企业层面上承担和管理,授权项目团队去管理。采用整合式风险管理方法,确保组织、项目组合、项目集、单项目所有层面的风险管理工作的一致性、连贯性和效率。比如疫情防控措施的实施。
二、 面对疫情如何审查风险管理计划
    风险管理计划是项目管理计划的组成部分,描述如何安排与实施风险管理活动。面对疫情需要审查风险管理计划定义的管理活动的有效性。包括但不限于:
1.    审查风险管理策略,管理项目风险的一般方法是否有效。
2.    审查风险管理的工具和数据来源。如:填报疫情防控数据的工具与数据。
3.    角色与职责。疫情防控在企业中的主体责任。
4.    审查疫情防控的资金,以及使用方案。
5.    审查本企业和项目的联防联控工作的时间安排。
6.    审查疫情带来的次生风险分解。如人员到岗、隔离、材料设备采购、物流运输、远程办公、接受监管的管理风险、商业风险、外部风险分类。
7.    审查风险报告格式。需要记录疫情带来的影响、报告的内容等。
8.    审查相关方的风险承受力。根据《传染病防治法》、《突发事件应对法》等法律法规,企业和相关负责人员如果防控不力,不作为,将面临行政处罚乃至刑事责任。需要适时审查新的防控政策和措施的风险承受力变化。
    三、疫情风险参数评估
    疫情风险的识别和具体评估不做详细描述。为了方便分析和应对,对疫情风险的特征做出说明,有助于疫情风险参数评估。
    紧迫性高,必须立即马上应对;
    邻近性高,直接影响项目进度和成本等;
    潜伏期短,从发现疫情到政府疫情防控措施的颁发时间短;
    可管理性低,风险责任人或责任组织对疫情发生和项目影响的可管理性还是比较低。
    可控性低:风险责任人或责任组织对疫情后果的控制程度也是比较低。
    可监测性低:对确诊人员和密切接触人员的可监测性还是比较高,但对于接触人员在人口密集地与第三方人员的感染基本无法监测。
    连通性高:疫情风险计划与所有项目都有关联。
    战略影响力大:疫情风险不仅对项目、对组织,甚至对国家的负面影响都是比较重大的。
    密切度高:全国人民,甚至全世界人类都认为是很要紧的风险。
    四、疫情风险的项目应对策略
    完成对疫情风险的识别、分析和排序,指定的风险责任就应该编制应对计划。有效和适当的风险应对可以降低消极风险的影响,提高积极风险的效应或机会。根据疫情风险特征和防控策略,结合《项目管理知识体系》的风险应对策略,说明一下风险应对策略的应用。
    (一)针对威胁或消极风险的应对策略:
    1.上报。按照政府要求做好疫情排查和员工宣传、教育和防控工作,及时掌握人员动向和身体状况,遇有异常情况及时处理并上报企业和卫生防控部门;项目经理应做好响应推迟复工的进度计划调整安排,及时下达外来务工人员延期返程的指令,确保项目有序。
    2.规避。对属于通知规定的推迟复工范围内的项目,即未承担特殊建设任务的大部分项目,采用“主动接受”的风险应对策略,积极响应政府要求采取推迟复工等相应措施,否则根据《传染病防治法》、《突发事件应对法》等法律法规,企业和相关负责人员将面临行政处罚乃至刑事责任。为此,面对疫情可能导致违法违规的风险应该采用规避的应对策略。面对疫情,采用网格化管理,各地采取封堵交通,是为了保护本网格人员免受疫情的影响;医务人员和科技专家在开展病毒溯源、研究传播途径、研制检测试剂、启动疫苗研发……采取行动来消除威胁,这些策略都属于风险规避的做法。
    3.转移。按照银保监会《关于加强银行业保险业金融服务配合做好新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作的通知》(下称《通知》)精神,中国保险行业协会(下称保险业协会)第一时间向全体会员单位发出倡议——充分发挥保险保障功能,全力支持疫情防控工作。各保险公司陆续向奋战在疫情防控一线的医护人员及其家属、政府工作人员、武警部队、媒体记者、武汉火神山及雷神山两所医院一线建设者等捐赠专属保险产品,风险保额超过千亿元。这些专属保险保障主要包含身故、医疗和意外等保障。在新设专属保险保障之外,保险业还积极扩展现有保单的责任范围,多家公司将新型冠状病毒感染肺炎引起医疗、身故等责任纳入保障范畴;其他比如意外险、旅游行程取消险等险种也考虑了感染肺炎的情况。保险是典型的风险转移策略。
    4.减轻。风险减轻是指采取措施来降低威胁发生的概率和影响。  
    在疫情发生后,要求大家出门戴口罩、少出门、减少人员聚集、消毒……属于风险减轻的策略。
    5.接受。接受策略分为主动接受和被动接受。
    被动接受策略:1月27日,国务院办公厅发布了《关于延长2020年春节假期的通知》,延长2020年春节假期至2月2日。随后,各地人民政府和相关行政部门又陆续发布了相关地方性文件,要求企业进一步推迟复工时间,明确要求相关单位不得早于规定日期复工。这些疫情防控措施,带来项目进度延误和成本超支的风险。项目所在地未强制要求推迟复工,但因项目所需劳务和物资所在地采取停工停产或限制人员物资流动等措施,间接影响到项目的复工或新开工以及项目进度。有的项目采用的是被动接受的应对策略,遵守政策法规,不会主动采取行动。由于目前疫情还在发展之中,而是密切关注企业所在地和项目所在地政府的新的防控政策。
    主动接受的策略:对不属于通知规定的推迟复工范围内,即涉及公共事业运行必需、疫情防控必需以及其他涉及重要国计民生的项目,如火神山、雷神山等应急医院建设,保障城市运行的市政工程,如自来水、电力、通信抢修的项目;以及对于恢复生产不会造成人员流动的项目,进行申请、审核、报备。项目经理做好在岗项目人员的防疫保护以及监测排查措施,并按照相关法规和劳动行政部门的要求做好相关安排,主动接受疫情危害的风险。除此之外,受延长假期和推迟复工的防控政策影响,有条件的企业也可鼓励项目成员在家上班,比如:对于设计、软件开发类、远程服务支撑、文案类工作。这些都属于主动接受的风险应对策略。
    受疫情的影响,要求现场的疫情排查和消毒、医疗防护用具的购买、疑似感染人员的隔离和处置;以及现场以外的政府管控措施或疫情本身导致劳务和物资紧缺和费用上涨……导致成本大幅增加。可以通过提交变更请求,将管理储备转为应急储备,以应对疫情带来的成本增加风险。
    (二)应急应对策略
    应急应对策略是仅在特定事件发生时采用应对措施。如果疫情发展趋势严峻,且有充分的预警信号,就应该制定在某些特定条件出现时的应急应对计划。比如1月23日武汉的封城,以及随着疫情的发展,各地采取的封路措施。
    (三)专家判断应对策略。就疫情风险发生后,向特定专家征求意见,并依赖专家专业技术和知识提供应对策略。
    在发现疫情后,钟南山赶赴武汉进行指导救灾
    (四)数据分析的备选方案分析。返程时间和路线的选择,对走高速还是走国道,春节假期结束前返程,还是延迟复工的时间返程?对备选的方案进行简单比较,进而确定哪个方案更为适用。
    (五)决策应对策略。决策技术有助于对多种风险应对策略进行优先级排序。风险应对策略的决策标准可能包括但不限于:应对成本、预计有效性、资源可用性、紧迫性、邻近性、潜伏期、导致的次生风险等。
    五、疫情风险与不可抗力
    我国法律对不可抗力的定义为“不能预见、不能避免且不能克服的客观情况”。从2003年“非典”期间的实践,以及目前部分地方的指导性规定来看,流行病疫情可作为不可抗力的一种情形,但具体到本次疫情以及特定的项目合同而言,疫情所造成的影响是否构成不可抗力并可以此作为履行合同的免责事由需根据个案情况而定,具体来说:
    其一、由于不可抗力事件一旦发生将导致项目重大风险,很多项目合同就不可抗力的定义和法律后果进行明确约定。如我国已发布的《标准施工招标文件》、《建设工程施工合同(示范文本)》等均已明确将“瘟疫”列为不可抗力的一种,并约定了发生此种情形时的处理程序和风险分担原则。因此,项目经理可根据项目合同的约定,确定本次疫情是否构成合同下的不可抗力以及相关处理程序和法律后果;
    其二、目前市场上使用的部分合同范本,如《工程总承包合同示范文本(试行)》以及国际常用的FIDIC合同条件并未将“瘟疫”明确列为不可抗力的一种,一些使用自行编制合同的项目也可能存在类似定义不明的情况。在此情形下,合同双方就本次疫情是否构成不可抗力以及其法律后果可能发生争议。根据法律规定和司法实践,一般来说疫情等突发重大事件只有在达到对合同履行造成实质性障碍的程度,受影响的一方才可以不可抗力为由主张免除部分或全部责任。因此,本次疫情是否构成不可抗力需根据其对项目的影响程度进行判定。如由于项目所在地遭受严重疫情而直接导致全面停工的,可认为疫情构成不可抗力;而如果只是因为疫情间接导致项目成本有所增加,尚未达到阻碍开工建设程度的,则较难主张构成不可抗力,但项目经理可根据合同具体约定以法律变更、市场价格波动等理由要求调整合同价格,或适用情势变更制度,通过司法程序请求变更或解除合同。
    六、项目因疫情导致进度滞后或成本超支,能否进行索赔? 
    根据受到疫情影响的不同,以不可抗力等合同和法律依据,依法向业主进行进度和成本索赔:
     首先,对于受到本次疫情严重影响而可认定为遭遇不可抗力的,根据《合同法》以及市场上主要的合同范本约定,项目因此不能履行合同的首先可部分或全部免除责任,即业主不能就此提起反索赔。
    其次,项目实施单位有权要求对进度进行顺延,但对于项目停工所造成的费用损失,原则上应由项目实施单位和业主合理分担。一般仅能就工期延误所造成的成本费用(如停工期间必须支付的工人工资、工程损坏造成的财产损失、按照发包人要求照管和清理的费用等)进行索赔,而不能就利润损失进行索赔,因此而发生的自身人员伤亡和财产损失由项目实施单位自行承担。


    最后,如果项目受疫情影响有限,未达到构成不可抗力程度的,项目经理可考虑引用法律变更、市场价格波动等相关条款要求调整合同价格或进行索赔。
   七、疫情正在发展中,项目经理下一步如何应对?
    第一 及时履行合同约定的通知义务。除了及时向甲方/业主发出不可抗力和索赔的相关通知以外,考虑到疫情的持续性,项目经理还应注意根据合同约定将疫情作为具有持续影响的事件,每隔一段时间向甲方/业主发出相关通知和报告,并在疫情结束后发送事件终止的通知和情况说明。


    第二 妥善履行减损义务。项目经理应采取措施尽量降低疫情的影响,如及时变更项目实施方案,从疫情影响不严重的地区重新采购设备材料和招聘劳务人员等,以适当履行减损义务,否则因此扩大的损失将可能将由项目实施单位自行承担。


    第三 做好合同解除的应对工作。如疫情影响时间持续超过合同规定的期限,如根据约定因不可抗力导致合同无法履行连续超过84天或累计超过140天的,项目实施单位有权要求解除合同,解除后应按合同约定及时开展项目款结算工作。


    第四 关注分包商和供货商受影响情况。询问分包商和供货商,特别是对项目实施影响较大的分包商和供货商,其对分包/供货合同的履约是否受到疫情的影响,并要求其提交影响说明,作出相应的应对应急应对策略。


    第五 重视疫情控制工作。应重点对春节期间到过武汉或武汉籍的人员进行排查和登记,严密关注其健康状况,一旦发现传染病或疑似传染病病人,应及时报告、妥善处置,做到传染病病例的早发现、早报告、早隔离、早处置,切实保障人民群众的身体健康与生命安全。


 
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