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没SWOT分析思维,做不好管理

更新时间:2022年06月09日   作者:spoto   标签(Tag):

SWOT分析大家应该都很熟悉吧,我记得在大学我们就应该学过了,写论文的时候特别爱用。别告诉我你们没见过。

项目经理面临的一个重要问题是如何将其有限的资源如时间和金钱,最有效地加以使用。

说到这里,老原有几个问题想要先问下大家:

1、多个项目N个需求,如何确定需求优先级?

2、项目需要增加新的产品线,该怎么做?

3、项目资金短缺,该如何处理?

....

随着你在职场中不断的成长和进阶,级别会越来越高,每天需要判断的事情就越多,你需要有个能快速判断的工具,而SWOT就是一个很好用的选择。

那很多人可能要问老原,为什么要写这篇文章,理由很简单,很多人对于工具,还是不能很好的去使用,分不清工具的重点功能和作用,反而被这些工具牵着鼻子走。

类似的「WBS工作分解」,在之前的文章都有发过,大家感兴趣的可以回顾一下:

 

SWOT真正发挥作用的核心在于“人”。围绕着人,利用SWOT分析法去解决如何沟通、如何管控、如何规避风险等问题。

所以学习使用SWOT,关注的重点不在于怎么例举,而在于怎么“想”。

 

一、SWOT是什么

01 什么是SWOT分析法?

SWOT分析法(态势分析法):将与研究对象密切相关的各种主要内部优势、劣势和外部的机会和威胁等,通过调查列举出来,并依照矩阵形式排列;然后用系统分析的思想,把各种因素相互匹配起来加以分析,从中得出一系列相应的结论,而结论通常带有一定的决策性。

S(strengths):优势;

W(weaknesses):劣势;

O(opportunities):机会;

T (threats):威胁。

这也是一种帮助决策的工具方法,可以让你对问题本身所处的情景可以有一个全面的、系统的、准确的认识和把握,从而制定出科学的战略决策。

很多项目经理在一些项目计划书中经常会见到。

利用这个矩阵,把四个大方向的条件罗列出来,能够初步分析一件事情要不要做。

什么是SWOT分析法?

 

02 SWOT能解决什么?

一般来说,SWOT分析应该在项目设计的过程中开展。

项目经理及其团队需要对项目活动有一个整体的了解,这时候SWOT分析对于项目经理来说是很有帮助的。

但是,项目是不完全可控的,所以它会有很多潜在的发展方向。

而且对于我们项目经理来说,手上资源是有限的,不可能一下子什么都上。

所以,我们在制定计划前,就需要对每个项目任务进行一个优先级顺序的排列。

SWOT分析法通过划分优势、劣势、机会和威胁四个类别,可以让整个团队都能够很深入且细致的了解哪些具体因素会对项目造成正面或负面的影响,以及影响程度的大小。

通过SWOT分析法,我们在面对项目时考虑问题会更加全面,可以把对问题的“诊断”和“开处方”紧密结合在一起,条理清楚,便于检验。

 

二、SWOT分析怎么用

那老原既然给大家推荐这个分析法,不告诉大家到底怎么做,可不是我的风格

一般SWOT分析法分为以下三步内容:

01 分析环境因素

在分析前一定是需要先收集因素,这里我们可以运用各种能用上的调查研究方法,分析出我们所处的各种内外部环境因素。

外部环境因素包括机会因素和威胁因素,它们是外部环境中直接影响项目进度的有利和不利因素,属于客观因素。

内部环境因素包括优势因素和劣势因素,他们是项目进展中存在的积极和消极因素,属于主观因素。

在这里,老原要提醒大家的是,在调查分析这些因素时,不仅要考虑到历史与现状,而且更要考虑未来发展问题。

 

02 构造SWOT矩阵

第二部就是将调查出的各种因素根据轻重缓急或影响程度等排序,构造SWOT矩阵。

将那些对项目进程有直接、重要、迫切、久远影响的因素优先排列出来;

那些间接、次要,不急和短暂影响的因素排在后面即可。

 

 

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03 制定行动计划

 

在完成环境因素分析和SWOT矩阵构造后,就可以制定相应的计划了。

老原在制定相应计划时,有一个基本的思路:根据四宫格可以得出四个因素,简单来说就两句话,发挥优势因素,克服弱点因素,利用机会因素,化解威胁因素。

运用系统分析的综合分析方法,将排列与考虑的各种环境因素相互匹配起来加以组合,得出一系列项目的可选择对策。

这么说,大家可能还是觉得很概念化,不知道该怎么做好,老原就拿大多数项目经理都头疼的团队协作问题为例,在遇到问题时,大家都喜欢用工具。

所以在往下进行SWOT分析之前,我们要先明确一个问题:怎么判断一个团队协作工具的好坏?

这个问题其实很简单,因为工具可以帮助解决工作内容的一部分甚至全部。

那我们应该如何判断团队协作工具的好坏,其实就是判断协作工具能多大程度地实现我们团队管理的需求。

那么你可能又产生了另一个不明确的地方,团队协作最核心的需求有哪些?

这个问题有无数种答案,老原只能是从最普遍的需求来讲。

从我们的日常来说,团队协作中最核心的需求其实是项目任务管理,因为无论是人员沟通、方案评审、文件信息分享、审批、任务指派,还是进度管理等,都是围绕一个个大大小小的项目任务而展开的。

各产品对团队项目协作需求的满足程度。

所以从一个项目管理的角度来看,团队协作工具除了消息(IM)、资料共享、简报、通讯录等沟通性需求之外,项目管理也是必不可少的对比条件,而这也是很多人容易忽略的。

下面思博老原就用SWOT分析方法得出以下结论:

思博老原SWOT分析方法结论

从而可以得出它的优点、劣势、遇到的机会/机遇、以及带来的威胁问题,从而得出对应的决策和解决方法。

老原在这里要提醒大家,在分析过程中要尽量做到简洁。可以通过控制因素数目,最好每个类别中的因素数目不多于五个

在利用头脑风暴法进行讨论时要注意避免“群体思维”,就是避免一个群体倾向于将其思维局限在最先提出的话题上。

 

三、SWOT分析图解

最后,思博老原也给大家安排了SWOT分析法图解,大家见仁见智。

SWOT分析法图解-01

SWOT分析法图解-02

SWOT分析法图解-03

SWOT分析法图解-04

SWOT分析法图解-05

SWOT分析法图解-举例01

SWOT分析法图解-举例02

SWOT分析法图解-举例03

SWOT分析法图解-举例04

SWOT分析法图解-举例06

SWOT分析法图解-举例06

 

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