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项目经理如何让会议变的高效而又价值?

更新时间:2022年09月02日   作者:spoto   标签(Tag):

你喜欢开会吗?

相信大多数朋友都会回答NO,更别提每天都在开会的项目经理了。

其实老原想给开会正个名,开会原本是可以帮我们最快,最直接解决遇到问题的一种方法手段呢,为啥开着开着,就变味了呢?

所以,大家也不是不可以开会,而是不想开没用的会。

 

更重要的是,还能借助点工具提高效率就更好了(比如有合适的模板)

所以这篇文章很简单,就2个部分,在文末老原再分享给大家一些常用的会议模板。

1、项目经理到底都要开哪些会?

2、一个新的会议模式

 

项目经理应该如何开会?

 

一、项目经理都需要开哪些会?

说到开会,这不就是项目经理的家常便饭嘛,我们不是在开会,那就一定是在去开会的路上。

但如果想要实现高效,那你就得自己先掂量清楚,哪些会是重要的,哪些会是不重要的。

先来说说,作为项目经理,我们每天都需要开哪些会?在这我就不姨姨赘述了,大家可以直接看我整理的表格

 

项目经理的会议内容方式

 

对于项目经理而言,最需要重点搞定的会议是前4个。

显然,项目启动到项目终验会,分别代表了项目开始到结尾。

项目启动会,是项目经理掌控权力的第一步;

项目例会,是行使权力的会;

项目决策讨论会,是制约权力的会;

项目终验会,是归还权力的会;

 

总而言之,这就是一个从获得权力到归还权力的过程,所以这4个会议是关键环节,你得认真对待。

除此之外的会议,我也给大家一个小建议:放平心态。

为啥这么说呢?

领导是项目经理权力的源头、会议是项目经理行使权力的手段、责任是项目经理权力的附加品。

你可以通过会议来获取领导的权力、来行使自己的权力,但同时会议也是用来制约自己的权力。

如果你想要在这场权利的游戏里争取好处,就必须要理解会议的真正意义,学会技巧和方法,才能让自己摆脱现在这疲于奔会的状态。

 

接下来,思博老原就给大家唠唠,怎么提高会议效率。

怎么提高会议效率

 

二、怎么提高会议效率

我发现,大家对开会的讨厌,可以是各种各样的因素。比如会议内容、参会人员、会议时间等等。

对于参会的人来说,不知道开什么会,开完跟没开一样,还浪费了时间,这是最痛苦的2件事。

对于会议组织者,明知道别人讨厌还硬要组织,会议过程大家的讨论总是跑题拉不回来,会议结束同步结论,别人也爱答不理,难以落实跟踪……

总之,大家都不爱开会。

有什么好的解决方案吗?

 

01  分享一个新的会议模式 

最近我发现了一个新的会议模式:飞阅会,是「得到高研课院」的课程。

简单地说就是,快速阅读并得出结果的会议。

它也不再像之前PPT式会议,打破一个人讲大家听的形式,选择围绕文档展开。你也可以理解为像是在阅读时做笔记。

实践起来其实也很简单,我也结合了自己的理解,总结了4步:

 

飞阅会:新的会议模式

再举个例子,让你们更好理解。假设今天要开个项目例会,目的是解决近期问题并同步后期工作安排。

 

1、会前先建立一个共享文档

每个人都写下遇到且待解决的问题以及本周/下周安排。

 

2、会议开始先默读。

会议开始后先不发言,先查看大家的问题和工作安排情况,判断自己是否可以参与,与自己的安排有没有冲突,可以直接在文档中进行新增和备注。

 

3、集中讨论。

通过上个阶段的默读和备注,大家对于会议内容也有了一个基础的了解,这个部分主要就是针对待解决的问题,这才是真正「需要讨论」的部分。

这里有一个重点,必须当下解决,有明确的可执行和可落地的解决方案。

 

4、完成计划。

经过讨论,得出一版大家认可的方案,并置顶计划,会议解散后就可以实施执行。

计划文档也依旧共享,也可以实时了解到大家的进度情况,同时也可以避免一些意外的突发情况。

 

02  这套方法有什么值得我们学习的? 

1、不搞形式主义,只聚焦内容和主题。

所有讨论的内容都基于文档,文档内容就是会议主题,且在会议开始时,大家就同步了相关信息,这在很大程度上节约了时间。而且不用再另外花时间去准备ppt内容和稿子。

会议嘛,当然是越高效越好。

不搞形式主义,只聚焦内容和主题

 

2、用文字代替发言。

你回忆看看,我们之前的会为啥都得不到好的思路和结果,要么是大家聊high了,要么就是大家不敢发言。

通过飞阅会,大家从举手发言到看文档写建议,这抵触心理是不是就小了很多。

不需要成为目光汇集的焦点,也不需要逻辑不清晰会说错话,你要做的只有一件事——评论,觉得写的不好,还可以删改。

用文字代替发言

 

3、会议结束=方案/计划的生成和落地

开会最怕就是感觉好像开了个会,又好像没开。还得回去再做总结和计划,计划做着又会遇到新的问题,于是又得搁置,等下一次会议。

这就形成了恶性循环。

这种模式最大的好处就是可以留下痕迹,当场生成解决方案,列出执行计划。

即使事后忘了,在点开共享文档,也可以快速了解所有信息。

看起来好像只是把ppt换成文档,事实上改变了大家的工作模式,也提高了大家的开会效率和能效。

要使用这个方法也很方便,找到一个共享文档的工具就够了。市面上有很多,比如钉钉、腾讯文档等,大家平时用啥顺手就用啥。

 

找到一个共享文档的工具

 

如果你也一直苦于开会的效率问题,不妨试一试这套方法。

当然,这个会议模式更多的用户解决简单,小型的会议。我也知道,项目经理面对会议类型一套方法解决不了。

大型项目会议,需要解决会议议程、会议签到、会议记录等等内容,该怎么办?

当然是借助模板咯。

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