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汇报在项目管理的作用如何?

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更新时间:2023年02月03日   作者:spoto | 项目管理  汇报在项目管理的作用如何  项目管理如何汇报  

有很多小友来向思博老原咨询的时候,都会有这样的问题:

明明我工作也很勤奋,为什么我成为了令领导头疼的员工?

我的业绩和他的差不多,为什么晋升的人是他而不是我?

为什么我做了这么多,领导还是看不见我的努力?

……

上述问题的答案很简单:你不善于向领导汇报工作。

在项目管理这一行,流传着一句话,不知道你听过没,项目好不好,七分靠做,三分靠说

不得不说,每一个成功的项目背后,都会有一个在项目汇报时能侃侃而谈的项目经理。

领导听工作汇报,就是想知道项目干得怎么样。所以,你事先一定要思考,这次工作汇报应该达到什么目的。

今天主要是分享一个思路,实践还是得靠你们自己。

 

一、那些升职加薪的人都离不开“会汇报”

带团队这么多年,我发现那些不会汇报的员工分为三类:

一是工作完成的效果不佳,怕领导知道他的表现;

二是认为汇报只不过是一种形式,没有汇报的必要;

三是他们的工作做得不错,但他们确实不善于汇报工作或者害怕和领导沟通。

 

最显而易见的结果就是你不会汇报,领导不知道你具体做了什么事,你的能力究竟有多强。

你要是知道,除了把工作做得出色之外,一个高质量的汇报也是至关重要的。

那怎么样才算是一个高质量的汇报?这里要注意的是,汇报的核心逻辑为进度条汇报方式,这是什么意思呢?

 

举个例子,你点一个外卖,都会时不时的看看商家接单了吗?骑手接单了吗?骑手还有多久送达?

那我们在工作时也是一样,我们应该让上级知道你在做什么,做到什么程度,是怎么做的,目前遇到了哪些问题,并且需要怎样的帮助。

如果说你是负责一个比较大的项目,或者周期比较长的项目,建议是根据项目进度的节点来进行回报。

XX时间段是否完成了目标进度,如果完成了目标,那么是做了哪些动作。
如果没有完成,原因是什么。在接下来, 有没有调整方向的计划,是否需要他人给予你帮助。

特别是当工作没完成,你应该先呈现工作结果,再说明没完成的理由。并且要用数据来佐证,避免让领导认为你在为自己辩护、推卸责任。

同样是工作没完成,先说结果与后说结果,给领导的印象会截然不同。

说完结果后,领导可能想听你说说工作过程,这时一定要挑重点,切勿不分主次,一股脑倒出来。

在汇报之前,最好在心中列个大纲,心里明确要讲的几点,这样汇报时你才能做到重点明确、繁简适度。

汇报记得一定要挑重点,切勿不分主次

 

二、5个项目汇报技巧

01  给选择题而不是问答题

给领导出选择题,也就是说,你在提出问题的同时,给出几种建议或方案,以及每种方案的优劣势,最后阐述自己认为合理的建议和相应的理由,以备领导选择和决定。

以老原这么多年的工作经验,大多数领导都会喜欢这样的汇报,希望你做好基础调研工作(问答题),他则把精力放在如何有效做决策(选择题)。

当然,实际工作中还会有更多细节需要罗列,做综合对比,领导很有可能针对某些细节继续追问。

但是只要你能够将调研工作提前做好,将每个方案的优劣势罗列出来,并提出自己的建议,领导综合评估后,最优方案就会脱颖而出。

给选择题而不是问答题

 

02  重点突出,逻辑清晰

提前想好和领导谈话的目的和核心要点,比如重点123

还需要注意将重要的事情放在最前面说。即需要开篇简明扼要,第一时间开门见山指出汇报要点,快速引起领导注意。

领导之所以想要听汇报,无非是想知道项目干得怎么样。那怎样才算是干得好呢?其实只有两个字:受控。

所以项目当前完成了多少功能,碰到了多少问题,领导并不会真的关心。

只要情况在控制之中,有一些意外、偏差,有什么关系呢?孙猴子不是很能翻筋斗吗?翻吧,反正也逃不出如来佛的手心,这就是一种受控。

这样做一是个方面便领导提前知情和预判此次谈话涉及的内容,还有就是可以帮助你整理思路,否则很容易失去焦点,一件事没说清楚,又马上切入另一个话题。

重点突出,逻辑清晰

 

03  先讲结论,再展开具体

先给出结论,让领导知道你的态度和想法,然后他才有可能带着问题去听下一步关于细节的具体说明和论述。

在汇报的同时,如果能展示精炼的PPT和详实的数据,就更可信了。

04  重要汇报提前演练 

一定要事先针对汇报内容做模拟练习,从把控时间、汇报语言、逻辑框架等几方面准备,做到熟练掌握,烂熟于心。

在排练过程中将自己的台词设计好,既包括幻灯片页之间的过渡用语,也包括介绍每一页幻灯片时的语言描述,以做到用语精炼和精准,思路清晰,重点突出。

最好能够先把这些用语记在纸面上,边演练边反复修改,这些都能帮助我们在最后的展示环节完美表现自己。

越是在级别高的会上,给级别高的领导汇报,越是要认真准备。

其次除了准备汇报内容的本身,还要针对容易被问到的问题进行精心准备,尤其针对一些数据来源和结论的推导。这样会显得你做事非常认真严谨。

重要汇报提前演练

 

05  多问问题

为了避免工作做完后再重新返工,最好在工作开展前,多问几个问题,比如他的期望是什么?希望什么样的产出?

在领导给了明确的方向后再动手工作,最后任务的完成质量也会八九不离十。

但如果遇到一个领导,在下达任务时,自己也不是十分清楚,或者还没时间梳理清楚时,对你来说就比较棘手。

这时先试着将自己抽离出来,站在领导的角度思考,他让我做这项工作或者完成这项任务的背景是什么,对单位业务影响有哪些?为什么要做这件事?

因为任何事情都有因果和内部逻辑,当你能这么想的时候,不妨整理好分享给领导,向他确认。

如果得到积极确认,就非常好了,如果没有,这个过程领导也会发现你是个爱思考的人,也许在这个过程中也激发了他,很多时候,他自己的想法也随之梳理清楚了。

以上,你可能不能将这些技巧全面掌握或同时运用。

但是先从最简单易行的一点或者从其中某两点开始实践,过一段时间你就会感受到自己的变化,以及领导对你的态度的转变。

项目经理们,学会汇报是每一个职场人必不可少的技能,而这也正是职场上升的秘诀之一。

 

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