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一场启动会决定一个项目经理的成败!

更新时间:2022年02月14日   作者:spoto   标签(Tag):

干项目管理,需要很多能力,但总结下来无非2点:

 

一是超强的业务能力,二是”推项目、拉团队“的能力。

 

要怎么推项目,拉团队,系统的进行项目管理?做好3个关键动作:

 

启动、推进、复盘。

 

启动:目标方向的共识;

推进:流程方法的共识;

复盘:团队问题的共识


今天,我们来唠唠项目启动会。
这是在一个项目周期中最基本也是最重要的会议之一,而能不能开好这场会,也就决定了一个项目经理带好项目的水平。
看到这,很多人嗤之以鼻,不就一场会议吗?至于么?
如果你是经验丰富,且有威望的PM,那可能是这样的,但如果你经验资历一般,千万别小看它。

所以这篇文章,我重点想聊聊2个问题:

1、为什么一定要开好项目启动会?2、怎么开好项目启动会

为什么一定要开好项目启动会

 

一、开好启动会,是打胜仗的前提

写一篇文章,最常见的结构就是:是什么,为什么,怎么做。
开好一个会,同样也是这样。
项目启动会,顾名就能思义,我就不过多赘述了;但是为什么要开,这个真得好好说两句。
刚跨完年,进入了2022年。罗振宇也开了他的第7场演讲,刘润也在2021年开了他的第一场演讲。

 


罗振宇的第7场演讲


是复盘,但又何尝不是在展望未来?
要从这个角度来说,也算是一种启动会,只不过面向所有人,给新的一年赋予希望,一起获得新一年的胜利。
所以说,做好启动会,就是打胜仗的前提。

而作为一个项目的leader,领导力就是能够带着团队打下一场又一场的胜仗。
从这个角度来说,每一场项目的完成,就不是项目经理一个人的事:
每一个目标达成,既可以训练到项目经理的领导力,也可以在团队内部凝聚士气,提高团队的作战力。
正如前阿里大政委欧德张说过:
“动员会是打胜仗中一个至关重要的上下同欲环节,既能产生共识,又能触发所有员工行动的起始键。”


动员会是打胜仗中一个至关重要的上下同欲环节


你说,头开的好不好,是不是对接下来的项目成果,起着至关重要的作用?
知道了重要性还不够,这都是大的方向,也就是“长期收益”。
人都是靠目标驱动的,要想开好启动会,还得再唠唠“短期收益”:
这个启动会的目的是什么?

最实在的,就是给你树立形象和威信的最佳时机,此时不立,等项目开始,再想立就难了。

还有一个就是对高层进行「价值传递」,无论是对乙方高层还是甲方高层

老原之前听了一场直播分享,感觉很不错,也把这个启动会的目的,整理一下给大家:

 

启动会的目的


5个理由,足够说服你,好好地准备开项目启动会。

 

 

二、如何开好项目启动会?

100个项目经理有100个项目启动会的开法。
但其中包含的一些核心内容和输出文件却大体相同。
开启动会容易,开好难。
老原最近听朋友吐槽他们公司项目经理开的启动会,大概目的是想在部门内部进行创新改革。
我想了解更多,朋友说这就是吐槽所在,大家会上也只知道这些。
听完以后,我预感不会太好。果然,在这接下来的工作中,问题就暴露出来了。
大抵几个问题:
1、人员临时组合,在会上没有进行任何的分工
导致经常出现临时任务,每个人怨声载道;这个项目经理权责不清,边界感太弱,经常插手成员原本的工作节奏。
2、项目目标模糊,不知道要做什么
在启动会上,只说了要改革,具体怎么改,要改成什么样,全然不知,由大家自由发挥,发现问题及时调整。
我听完只有一个感觉:
「这个会好像是开了,又好像没开,还不如不开。」
那什么是合格的项目启动会?

 

 

如何开好项目启动会?

 

在前前面已经说明了启动会的必要和目的,接下来,我们该做点会前准备。


启动会流程


古人都知道,打仗,绝对不能打没有准备的仗,项目经理的第一次亮相必须准备充分了。
框架搭好,往里填内容吧。

01 会议核心

动员会的核心,就是和团队成员、高层领导以及相关方对于目标进行一个共识达成的过程。

很多人错误的认为项目启动会是为了宣布目标,下达任务的方式来传递目标的。
其实,启动会最重要的是让各相关方,明确目标的形态,分别是:

 

目标意义化

意义化,就是要明确为了谁、为了得到什么而做这个项目?

 

 

目标数据化

把目标和KPI、利润等挂钩。

 

 

目标具体化

「我们要一起完成这个项目」这算具体化目标吗?当然不算,具体化目标应该是:
1、明确对手是谁?比如标杆项目
2、明确差距在哪?3、定义可执行目标……

以上就是在项目动员会时,应该明确的主题和核心,而不是干巴巴的宣布一下,今天项目启动了。
再细化一点,你需要传达这5个方面的内容:

 

 

 

启动会传达这5个方面的内容

 

有目标+和我有关+知道怎么达成目标+有激励+有决心。
满足这5个内容,你的启动会,才算到位。

 

02 注意事项

没有一场会议可以一帆风顺,不过是认真的PM在“负重前行”。

搞定了会前准备,你还得提前留意会中的一些注意事项。

 

1、避免讨论

项目启动会和一般会议不一样,你得尽量避免讨论,为啥?因为启动会上,一切都有可能是不确定的,讨论显得毫无必要。
如果可控,你可以利用大领导按自己期望的方向去决策。

 

 

2、确定汇报内容

事前一定与对方PM负责人确定PPT目录结构及内容,特别是比较“务实的部分”,如为了项目交付,各个部门的主要功能价值,时间进度等。

 

 

3、目标统一

应事先跟业务部门达成目标初步一致,避免现场PPT讲解完后有业务部门提出反对意见。
4、避免提问
和避免讨论一样,因前期未明确事项太多,尽可能不要加入提问环节。
5、会议总结
事后邮件重点体现自己想规避的事项,如跟第三方的边界,领导的要求等。

最后,分享一句我很喜欢的话:
「我们不能用很宏大却和个人没有关系的目标去启动别人 。」
这句话不局限于是启动会,只要是在谈判、说服别人、激励团队等各种你需要从别人那里获得支持或帮助时,这句话都能给你一点启发。

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