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5分钟搞定项目管理的高效神器

更新时间:2022年05月12日   作者:spoto   标签(Tag):

相信很多人做数据分析的时候,都喜欢用表格吧。

对于项目经理来说,甘特图就是一款超实用的项目图表工具。

所以今天,思博老原就和大家来唠唠-甘特图。

为什么要和大家聊甘特图呢?

一是因为它最通用,无论是项目经理,还是职场小白,还是公司高层,好像都得用它。

二是我以为大家应该都知道甘特图,但事实是,很多人不知道,或者知道的人,用不好它……

同样的一页数据展示,别的同事三分钟搞定,已经拿到领导面前内卷了,而你还在哼哧哼哧的制作,时间长了,差距自然就拉开了!

 

一、甘特图用来解决什么问题

甘特图(Gantt chart)又称为横道图、条状图(Bar chart)。其通过条状图来显示项目,进度,和其他时间相关的系统进展的内在关系随着时间进展的情况。以提出者亨利·L·甘特(Henrry L. Ganntt)先生的名字命名。

简单来说就是,项目经理有了它,项目将变得可视化,可以直观地呈现一个项目在各个阶段的情况,从而跟踪项目进程。

 

01 有什么作用

甘特图以图示通过活动列表和时间刻度表示出特定项目的顺序与持续时间。一条线条图,横轴表示时间,纵轴表示项目,线条表示期间计划和实际完成情况。

以项目排序为目的,将活动与时间联系起来,项目经理可以很好把控项目的剩余任务,评估工作进度。

 

甘特图包含以下三个含义:

1、以图形或表格的形式显示活动;

2、通用的显示进度的方法;

3、构造时含日历天和持续时间,不将周末节假算在进度内。

 

计划何时进行,进展与要求的对比,都一目了然。

 

02 可以解决什么问题

其实在甘特图的定义里,我们就能找到答案。
说人话就是,甘特图可以——
1)让你直观地看到项目的整体规划,明白每个事项的截止日期,将大目标拆解成一个个的小目标。
2)做项目,要确保资源最大的利用,通过甘特图的形象展示,你可以对项目成员各时间在做什么一目了然
3)基本上不会出现空白阶段,如果项目不受其他影响,项目的所有资源都在这张图里。

项目进度甘特图


这些每天塞在你心里的那些大石头,都可以让甘特图帮你搞定。
通过甘特图,我们可以发现「空窗期」,发现「项目冲突」,发现「进度提前/延后」……脑子里操心的事情,图上都告诉你了,空出来想解决方案:

某个时间段属于空窗期,这里可以做点什么?

比如总结复盘,比如风险预案

时间重叠/冲突,要注意什么?

比如要做好前后承接工作


在做甘特图时,你需要多思考一下:一个表格的成果体现在哪里?
不是你花了一上午去做出来,让领导再去研究花一下午。而是你用一天做出来的表格,让领导2分钟就能看完,还觉得你很用心。
如果是给自己做学习计划,任务安排,就把领导换成你自己,也是一样,你愿意看一个自己写了半天还要研究半天的表吗?
这是一个用于指导行动的表格,在某种程度上,实操>美观。
当然,美观会让你看它的时候心情很好,这也是很重要的因素
方向有了,要做的好看,单靠自己的双手,那是愚蠢的做法,这时候就要借助工具帮我们实现脑子里的这些想法。

 

 

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二、 有哪些网站/软件推荐

 

其实人和人之间大多数情况下,你和所谓的“大神”差距在于是否能够找到最适合自己的“武器”,武器对了,你也是开挂的那一个。
老原认为,软件没有排名之分,有时候功能最全的,不一定是最合适的。

找准需求,解决需求。想清楚需求,选取合适的工具,内容丰富好于色彩丰富。

01 EXCEL

Excel对于所有人来说,都是熟悉的不能再熟悉的工具了。
适用人群:熟练使用Excel且使用甘特图频率不高的人,如果你不想多下载软件,这个也不错。

 


excel:远程办公工作计划表以及工作任务进度图
 

02 进度猫

适用人群:个人需要做时间管理、任务管理更为适用理由:几十兆的大小,基于甘特图进行项目的任务管理、项目进度监控、任务Todolist等等。最主要的,甘特图的制作成本,比Excel简单太多,非常容易上手。


进度猫

 

03 Microsoft Project

适用人群:高频使用甘特图工具且企业规模大(不在乎money)理由:project是非常专业的项目管理软件,在用它绘制时需要一定的门槛,但也同样,因为专业,所以功能足够全面。对于项目经理这种对甘特图依赖性很高的群体,这个工具的使用建议一定要掌握。

 


Microsoft Project

 

04 轻流

适合人群:0基础,需要快速绘制甘特图的人群理由:与进度猫一样,对小白十分友好,轻流更好的是功能比较全面,项目管理涉及的其他工具也可以使用,根据自己的需求选用。
一款自动化流程管理软件,具备甘特图的绘制功能,能够让你用最低的成本实现一个项目管理所需的甘特图。

 


轻流甘特图


以上就是全部内容了,工具不是越多越好,还是那句话,合适自己的才是最好的,关键是掌握工具使用的内核。
选择时,多问自己几个问题:需要用它做什么?实现什么效果?解决什么问题?


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