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3点搞定多个项目的进度管理

更新时间:2022年05月23日   作者:spoto   标签(Tag):

最近又收到不少问题私信,大多数都是刚接触项目管理的新手小白,其中问的最多的问题就是:多个项目怎么管理?要注意些什么?有没有什么工具或者方式方法?

在思博老原看来,多项目管理主要还是分两步走:一步应对多项目管理,一步把握进度管控。

这个和一个人同时需要处理/负责多个项目线程,道理上是通用的。

要做好多个项目的管理,第一步就是要理清每个项目的优先排序以及管理策略;其次才开始对项目的整体进度进行把控。

 

一、 多项目管理

其实不单是项目经理,在我们的生活和工作中,也都要面对大大小小的任务、项目。

这意味着我们的大脑要同时开启多个任务进程,就好比计算机为了提高整体的处理性能,在同一时间进行多线程处理工作,到达一定的数量,系统就会开始发热卡顿了……

所以在进行多项目管理的第一步,是学会管理多个项目,避免在项目还没开始就宕机。

在进行多项目管理时,老原建议参考四象限法则,针对项目的轻重缓急先做一个优先级的划分,只不过这边老原对优先级划分的主要要素做了一些调整,会更加贴近实际项目落地。

 优先顺序=重要性*紧迫性图纸

 

但本质仍然是:

1、优先顺序=重要性*紧迫性,在进行项目管理安排时,应权衡各个事情的优先顺序。

2、对工作保持前瞻性,防范于未然。如果总在忙于救火,那多个项目进行就是一直救火,永远处于被动之中,被项目牵着走。

从实际的项目场景出发优先级划分的判断要素主要有3个:

1)公司的战略优先级(战略项目优先)

2)项目投资回报比(高投资回报比项目)

3)客户的重要程度(KA项目优先)

 

二、 进度管控

对于PM同胞们来说,更可怕的事情莫过于项目还在,时间没了。。

试问谁不想把项目和进度都牢牢握在手里,享受运筹帷幄的感觉,

但事实总是不尽如人意,即便听了很多建议看了很多方法论:

进度管理要把握细节、要看好进度表、要积极沟通、要做好多好多事……可是项目到手上,还是每天在救火……

 

进度管控

 

01 掌控项目关键节点

其实人与人之间,优秀与平庸的差别,本质是认知的差别。

很多人忙于优化表格,忽视了管理思维的提高,只能一直都在原地踏步。

所以思博老原提供了一些思维方法,针对已有项目进行多项目合并管理需要注意的关键节点:

1)将所有关联项目进行汇总,列出关键节点,分析评估, 识别收益, 确认多项目最终完成时间。

2)对于已异步完成的关键节点,重新进行风险评估,要么补充评审,要么采取风险接受或减轻策略。

3)对于后续未进展到的关键节点,若评估有项目风险,建议增加项目进度余量。

4)明确多项目的路标规划,并加强监控,确保多项目所有路标的一致协调。

5)子项目完成并阶段移交,关注每个阶段的多项目收益情况。

6)开展多项目定期收益后评价,多项目要以完成组 织战略、给组织带来价值为成功的标志。

 

 掌控项目关键节点

 

02 重实践,让数据说话

项目里最讲究的是:用数据说话,数据是一种最直观的沟通方式。

关于数据可视化,老原给大家推荐2个工具,不求全面,只求最有用:

(1) 燃尽图

任何事物都是相对变化的,相信项目经理们是最能感受到这一点的,在需要应对变化时,势必需要不断调整当初的计划

在项目管理中的变化无非就是:人员变化、资源供需变化、企业战略发展、预估不够准确而带来的,还有就是今天重点要说的进度的变化。

总不能让我们的项目在手里失控吧,在我们前人的不断摸索和实践中,给我们留下了十分宝贵的进度控制方法——燃尽图

用燃尽图看项目管理,你的项目哪里出错了?

 

什么是燃尽图?通俗来说就是:它所展现和表达的是剩余工作量与剩余时间的关系,主要用于提醒项目中的人员项目进度要完成任务的情况。

三条直线,一条曲线,四条线就能一目了然。如果能用好它,可以及时发现问题,做出对策。

 

一条横轴,表示天数;

一条纵轴,表示剩余工作;

一条虚线,代表计划剩余工作直线;

最后一条根据实际工作的影响而上下浮动的曲线。

 

迭代燃尽图

 

根据实际【曲线】与计划【直线】的对比偏差,可以直观的看出项目进展是提前?滞后?稳步推进?偏离方向?还是已经彻底来不及了……

 

 

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(2)甘特图

 

甘特图,就算没用过你也一定听过。现代人对于一个东西火不火,判断依据就一个:有没有听说过。

在进入项目管理行业就听说过甘特图。

可以说是规划神器,只要你的工作涉及时间进展,那么你一定离不开它。

一个横轴表示时间、纵轴表示项目,就可以对整体的项目进展进行监控。

总结来说:数据的可视化可以让我们在项目进展过程中,不至于蒙着眼睛过河。

 

计划表-甘特图

有了数据呈现,就应该有解决策略:项目进度出现了问题,我应该怎么及时的纠偏呢?

接下来介绍PDCA项目管理方法,谈谈如何改正。

 

03 完善改进机制

善用PDCA循环实时监控并调整(这是作为项目经理最应该做的事情)

做任何事的前提就是,形成闭环,PDCA循环规则就是满足这个基本的条件。

PPlan-制定目标与计划

DDo-任务展开,组织实施

CCheck-对过程中的关键里程碑及结果进行检查

AAction-纠正偏差、对成果进行标准化,制定新的目标,进入下一轮循环。

 

项目进度管理,就是在不断的检查、发现问题、解决问题、制定新目标,重复循环直至顺利完成项目为止。

在这样日积月累的渐进改善中,不断纠偏、不断完善、不断沉淀结果,才会形成质的飞跃。

对于一个或多个项目是如此,对于自己的人生更是如此,通过不断的修正,完善自己的人生。

 

完善改进机制

 

 

三、 总结

想要做好多项目管理,一定要2手抓,一手多项目管理,一手进度管控。

多项目管理中,最重要的是分清主次,做好多个项目的优先排序。

 

想要做好各个项目的整体把控。

就应该做好前期准备、过程监控、以及纠偏改正,在正向的反馈与循环中做好推进,这3个环节缺一不可。

前期准备时,做好项目计划及任务分配,并抓住每个项目目前阶段的要点以及最大风险,提前想好措施,防范于未然。

过程监控中,我们需要借助工具来进行动态的、可视化的展示与监控。

在完善改进阶段,都可以使用PDCA循环的原则,进行正向的反馈与循环……

 

最后还是那句,思维决定认知,认知决定水平。

提升不止工作,还有人生。

 


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