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项目经理如何实现想要的高效会议?

更新时间:2022年07月21日   作者:spoto   标签(Tag):

每一个职场人心里,都刻着被开会二字所支配的恐惧。为什么开会永远也开不完?为什么总在重复开同样的会?

要问你,开会和加班哪个更让人讨厌?不出意外应该是开会吧,毕竟开会可不算加班。

作为一枚项目经理,每天不可避免的就是开会,项目启动会、需求会、决策会、团队会....要是碰上无效会议更是头疼。

所以,说起如何高效的开会,我觉得我可太有发言权了。

 

我觉得职场人大体可以分为两类:

一种是开完会就不用工作的人;

另一种是开完了会还要继续工作的人。

对于第一种人,开会是不是高效、解决问题,并不重要。

因为开会对他们来说是消磨时间、塑造人设、打鸡血最好的方式。

对于第二种人,当然是希望开会的效率又高又快,能集中解决问题。

 

一、这些无效开会,你都参加过几场

经常在群里看到大家吐槽:世界上最远的距离,不是生与死,而是我坐在你面前你却不知道我想散会回家。

有很多让人忍不住吐槽的开会场景,看看你有没有中枪:

01  开会跑题 

在我看来,开会跑题是无效开会的No.1

我描述一个场景,你们一定很熟悉:

会议室里,一群人围在一起,每个人先流水账说一些自己的工作近况,然后因为某个人的故事比较有吸引力,大家展开了讨论,正在讨论的热火朝天时,突然有人发现跑题了,于是又继续轮到下一个,直到会议结束。

出了会议室感觉这个会白开了,一看手表,过去了一个多小时,又得加班了……

最后感慨一句,这日子啥时候是个头啊!

 

02  下班前开会 

当你收拾好东西、守着时间就等着准时准点下班,结果在59分的时候收到一条通知:耽误大家一点时间,留下来开个会。

这应该是所有人心里最讨厌的行为,没有之一。

仿佛在想该怎么让你再合理地工作一会又可以不算加班呢?那就开个会吧。

 

03  开会打鸡血 

老板都是PUA大师,怎么能错过集中画饼的机会呢。

所以,最可怕的就是,这种会议从不解决实际问题,而是一群人抬着脑袋接受领导的洗脑。

 

04  和甲方的需求会议 

这是一个不得不开,他不叫你你也得上赶着去开的会议。

但每次奔着确认需求去的,结果兜着一堆新需求回来。

只能面上笑呵呵,心里MMP

 

05  形式主义会议 

这种走流程的会议,没有要求,只要人到了就好,保持微笑再适时捧场即可。

所以说,与其说大家在意开会这件事,不如说在意开会是否能带来效率,因为开完会还有一堆活要干。

如果会议不是用来解决问题的,那就是占用了解决问题的时间。

 

 

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二、如何高效开会

 

糟糕的无效会议,就算只开半小时,也比看了2小时无聊的电影更无聊。

在没有任何准备条件的情况下,没有一场无聊的会是无辜的。

要怎么才能实现高效的开会呢?

一件事能不能成,往往在开始就决定了80%

所以,永远不要打没准备的仗,开会也是如此。

在会议开始前先问自己几个问题:

永远不要打没准备的仗,会议开始前先问自己几个问题。

能抓重点知分配,有的放矢,会议才能高效起来。

总结下来一共有5个部分,3个准备部分,2个进行部分,再拆解一些细节需要把握的点。

01  明确会议类型和会议目的 

关键要点:会议不是拿来讨论的,是用来解决问题的,所以必须有主题。

如果你是已经有了解决方案,需要大家提供意见建议的会可以开;方案确定以后通知执行的会可以开。

 

02  充分的会前准备 

会前准备包括相关的材料报表、进度数据...可以用最快的速度进行信息同步共享。

如果能做到图表可视化当然最好,因为图、表、画等类型最为直观,类似很多项目经理做的启动会PPT

充分的会前准备

 

03  规划会议时间 

对于公司又或是个人来说,会议时间越长,就意味着成本越高。

而且,会议的效果和时长没有任何关系,会前若是准备的充分,那效率自然高。

规划会议时间

 

那有人会问了,有效会议是开多久呢?一般来说,在30-40分钟之间算合理。

除了一些重大会议,比如:战略会议,可能要封闭式会议2-3天;年度会议,这个也是按天算的。

除此之外,日常会议开不了那么久,动辄几个小时真的不是在浪费生命吗?

 

04  设定参会成员 

开会的目的是解决问题,那来参加的人员就非常重要了。

当然,不是人越多越好。参会人有几种角色:主持人、记录人、一般参会人、决策人、旁观者,这个需要在会前就做好分配,各司其职。

设定参会成员

 

05  5分钟发言 

这里的“5分钟要注意有2个部分:

1、明确会议议程时

议题陈述小于5分钟,同一时间一个对话只允许一个人讲话

2、总结时

5分钟做总结:下一步工作计划、对应负责人、deadline这三个关键要素;

10分钟回顾:回顾上次同类会议的内容。

 

06  严格按照议程时间组织讨论 

时间就是生命,一个高效会议的关键词就是「准备+时间」

在会议进行过程中,肯定会出现打开话匣停不下、遇到争论吵起来喋喋不休的状况,这个时候就需要有个清醒的人控场,去推进这场会议。

 

三、高效=解决问题

其实会议形式不止一种,不是大家在会议室,围着一张桌子才叫做开会,管理层还应该鼓励一些非正式的沟通方式,让大家畅所欲言。

事实上,非正式会议的效率>正式会议的效率。

大家偶尔阳台抽烟的时候聊一下,邻座的问题沟通请教以及午餐时的交流对话……这些都算非正式会议,只要能解决问题,就是高效。

 

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