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项目管理必备7个工具你收藏好了么?

更新时间:2022年03月28日   作者:spoto   标签(Tag):

在项目经理的工作中,经常会遇到各种难题,比如资源分配的问题、项目优先级的问题等等。

有很多工具可以使项目管理更有效、更高效。但是对于项目管理来说,可用的工具不说成百上千,也有大几十个,所以在面对这些眼花缭乱的工具时,大部分项目经理都在“抓瞎”。

项目管理涉及有效的计划和对工作的系统管理,它包括定义项目目标,制定行程和安排任务,以达到特定的目标。

所以,对于项目经理而言,在面对项目管理过程中的流程及问题时,就要选择有效的工具。

但是,它不是“一刀切”的解决方案,我们要用正确的工具,优化诸如工作流程模式,组织规模,项目类型以及更多因素等需求。

简单的罗列所有工具可能对大家帮助不大,太多选择反而不会去看,所以推荐了7个管理工具(方法),当你有对应的“需求”的时候,就可以对号入座了。

 

01 SWOT

SWOT分析法,即态势分析法,就是将与研究对象密切相关的各种主要内部优势、劣势和外部的机会和威胁等,通过调查列举出来,并依照矩阵形式排列,然后用系统分析的思想,把各种因素相互匹配起来加以分析,从中得出一系列相应的结论,而结论通常带有一定的决策性。

 

第一步:按 OT、SW 的顺序列出 优势、劣势。OT强调外部竞争,SW 强调自身优势劣势

第二步:进行组合:按 SO(利用优势、抓住 机会)、WT(扭转劣势,规避风险)、WO(消除不足抓住机会)、ST(利用优势规避风险),尽可能多的拟出策略

第三步:确定优先级,拟定行动计划

 

SWOT分析法

 

在项目管理中,可以运用这种方法,可以对项目当前所处的情况进行全面、系统、准确的研究,从而根据研究结果制定相应的发展战略、计划以及对策等。

所以,SWOT分析法常常被用于项目管理,制定集团发展战略和分析竞争对手情况,在战略分析中,它是最常用的方法之一。

 

 

02 WBS任务分解法

WBS任务分解法非常重要,是项目管理分阶段管理原则的体现。

当我们面临一项大的项目任务的时候往往感觉困难重重,无从下手时,WBS就是一个可以帮你理清头绪,根据目标做好计划的工具

项目经理一定要学会分解任务,只有将任务分解得足够细,做到心里有数,才能有条不紊地安排、分配工作,统筹安排项目时间表。

创建WBS的过程非常重要,因为在项目分解过程中,项目经理、项目成员和所有参与项目的职能经理都必须考虑该项目的所有方面。

 

任务分解简单来说就是四步曲:目标→任务→工作→活动,只要掌握这个方法,面对任何项目你都可以游刃有余。

WBS任务分解法

 

 

03 PDCA循环

在项目管理中,每一个项目都可以说是一个PDCA循环,都需要计划、实施、检查结果,并进一步进行改进,同时进入下一个循环。

只有在日积月累的渐进改善中,才可能会有质的飞跃,才可能完善每一项过程,以达成项目的最终目标。

PDCA循环就是按照Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)和Act(处理),这样的顺序进行质量管理,并且循环不止地进行下去的科学程序。

 

PDCA循环

 

P (plan) 计划:包括方针和目标的确定,以及活动规划的制定

D (Do) 执行:根据已知的信息,设计具体的方法、方案和计划布局;再根据设计和布局,进行具体运作,实现计划中的内容

C (Check) 检查:总结执行计划的结果,分清哪些对了,哪些错了,明确效果,找出问题

A (Act)处理:对总结检查的结果进行处理,对成功的经验加以肯定,并予以标准化;对于失败的教训也要总结,引起重视。对于没有解决的问题,应提交给下一个PDCA循环中去解决

 

 

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04 SMART原则

 

怎样才能制定一个项目的目标,提高自己项目计划的成功性呢?在这里就可以用到SMART原则。

SMART原则即目标管理,它不但是一个能使你的工作由被动变主动的一个很好的工具,还是一个能够使你更加明确高效地工作的好伙伴。

它是项目经理的最常用的一款工具,同时,它也是很多公司为员工制定绩效考核目标和考核标准的利器。

SMART的五原则分别是“S=Specific(具体的)、M=Measurable(可衡量的)、A=Attainable(可达成性、R=Relevant(相关性)、T=Time-bound(时限性)”,能够运用好SMART原则,即意味着你能够用上述的五原则去规划你的项目目标

 

SMART原则

 

 

05 时间管理四象限

学习时间管理四象限可以让我们告别混乱的项目规划状态,要理解时间管理的本质,合理安排时间和工作任务。

第一象限:立刻、马上、抓紧执行。处在这一象限的事务,在时间的紧迫性和事件的影响度上都占有关键的一面,所以没有时间留给你拖延。

第二象限:先规划,后执行。这类事情不具有时间的紧迫性,但具有关键的事件影响度,所以在没有规定完成时间的前提下,我们要选择做好打算,再出发。

第三象限:可授权别人做,可亲自做。在事情时间紧迫但又不关键的情况下,可以找到适合的人去执行。

第四象限:直接不做。既没有时间的紧迫性,也没有关键的事件影响度,所以干脆晚点做,或者不做就好了。

 

老原的观点是投资第二象限,它的回报才是最大的。走出毫无意义的第三象限,把有限的时间投入到最具收益的第二象限去,不要再在第三象限做那些紧急但是不重要的无聊事情了。

 

时间管理四象限

 

 

06 二八原则

一个项目要做的任务很多,最忌讳的就是眉毛胡子一把抓;但是也别以为按部就班,照着流程完成项目,就能万事大吉了。

二八原则就在任何一组东西中,最重要的只占其中一小部分,约20%,其余80%尽管是多数,却是次要的。

每个人都应该合理地安排自己的时间,把最大的精力投入到最重要、最有效的工作中去,对于项目管理来说更是如此。

在项目管理中要善于抓主要矛盾,从纷繁复杂的工作中理出头绪,把资源用在最重要、最紧迫的事情上。

只有不断逼近项目核心,带着团队聚焦,劲往一处使,最后才能达到事半功倍的效果。

 

二八原则

 

 

07 6W2H法则

做任何工作都应该从6W2H来思考,这有助于我们将思路条理化,杜绝盲目性。

我们在做项目汇报也可以使用6W2H,在很大程度上可以有效节约写报告及看报告的时间,提高能效。

6W2H:选择目标(which)一选择原因(why)一功能如何(what)>什么场地(where)什么时间(when)>什么组织(who)>如何提高效率 (how todo)>性价比如何(how much)八个方面提出问题并从中选择性价比最高的方法和路径来实现预定目标

 6W2H法则

 

 

相信以上这7种方法工具你多多少少都有看到,但是看到并不一定能做到,做到也并不一定能做好。

所有的方法、工具、原则,只有在对的时间用在对的地方,才能真正指导项目经理在项目管理中的实际工作。

今天介绍的这7种高效工具,不仅可以应用在项目管理之中,在其他工作和生活中也会有很大帮助。


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