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10年资深项目经理教你如何写好工作汇报?

更新时间:2022年03月14日   作者:spoto   标签(Tag):

一句话同学们肯定熟悉:“项目好不好,七分靠做,三分靠说”。

 

每一个成功的项目背后,都会有一个在项目汇报时能侃侃而谈的项目经理。

 

领导听工作汇报,就是想知道项目干得怎么样。所以,你事先一定要思考,这次工作汇报应该达到什么目的。

 

推荐大家可以使用甘特图来配合工作汇报,进度猫以图表来展示项目内容,让上层领导能直观的了解项目的进行情况。

 

今天的分享分2个部分,先上思维导图:

 

1.项目工作汇报的5个技巧

2.汇报注意事项

项目工作汇报的5个技巧以及注意事项

这里先教大家5个项目汇报使用技巧:

 

01、5个项目汇报技巧

 

1. 给选择题而不是问答题

 

给领导出选择题,也就是说,你在提出问题的同时,给出几种建议或方案,以及每种方案的优劣势,最后阐述自己认为合理的建议和相应的理由,以备领导选择和决定。

 

以这么多年的工作经验,大多数领导都会喜欢这样的汇报,希望你做好基础调研工作(问答题),他则把精力放在如何有效做决策(选择题)。

给选择题而不是问答题

当然,实际工作中还会有更多细节需要罗列,做综合对比,领导很有可能针对某些细节继续追问。

 

但是只要你能够将调研工作提前做好,将每个方案的优劣势罗列出来,并提出自己的建议,领导综合评估后,最优方案就会脱颖而出。

 

2. 重点突出,逻辑清晰

 

提前想好和领导谈话的目的和核心要点,比如重点1、2、3。

 

还需要注意将重要的事情放在最前面说。即需要开篇简明扼要,第一时间开门见山指出汇报要点,快速引起领导注意。

 

领导之所以想要听汇报,无非是想知道项目干得怎么样。那怎样才算是干得好呢?其实只有两个字:受控。

提前想好和领导谈话的目的和核心要点,比如重点1、2、3

所以项目当前完成了多少功能,碰到了多少问题,领导并不会真的关心。

 

只要情况在控制之中,有一些意外、偏差,有什么关系呢? 孙猴子不是很能翻筋斗吗?翻吧,反正也逃不出如来佛的手心,这就是一种受控。

 

这样做一是个方面便领导提前知情和预判此次谈话涉及的内容,还有就是可以帮助你整理思路,否则很容易失去焦点,一件事没说清楚,又马上切入另一个话题。

重点突出,逻辑清晰

 

3. 先讲结论,再展开具体

 

先给出结论,让领导知道你的态度和想法,然后他才有可能带着问题去听下一步关于细节的具体说明和论述。

 

在汇报的同时,如果能展示精炼的PPT和详实的数据,就更可信了。

 

4. 重要汇报提前演练

 

一定要事先针对汇报内容做模拟练习,从把控时间、汇报语言、逻辑框架等几方面准备,做到熟练掌握,烂熟于心。

 

在排练过程中将自己的“台词”设计好,既包括幻灯片页之间的过渡用语,也包括介绍每一页幻灯片时的语言描述,以做到用语精炼和精准,思路清晰,重点突出。

重要汇报提前演练

最好能够先把这些用语记在纸面上,边演练边反复修改,这些都能帮助我们在最后的展示环节完美表现自己。

 

越是在级别高的会上,给级别高的领导汇报,越是要认真准备。

 

其次除了准备汇报内容的本身,还要针对容易被问到的问题进行精心准备,尤其针对一些数据来源和结论的推导。

 

这样会显得你做事非常认真严谨

 

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5. 多问问题

 

 

为了避免工作做完后再重新返工,最好在工作开展前,多问几个问题,比如他的期望是什么?希望什么样的产出?

 

在领导给了明确的方向后再动手工作,最后任务的完成质量也会八九不离十。

 

但如果遇到一个领导,在下达任务时,自己也不是十分清楚,或者还没时间梳理清楚时,对你来说就比较棘手。

多问问题

这时先试着将自己抽离出来,站在领导的角度思考,他让我做这项工作或者完成这项任务的背景是什么,对单位业务影响有哪些?为什么要做这件事?

 

因为任何事情都有因果和内部逻辑,当你能这么想的时候,不妨整理好分享给领导,向他确认。

 

如果得到积极确认,就非常好了,如果没有,这个过程领导也会发现你是个爱思考的人,也许在这个过程中也激发了他,很多时候,他自己的想法也随之梳理清楚了。

 

以上,你可能不能将这些技巧全面掌握或同时运用。

 

但是先从最简单易行的一点或者从其中某两点开始实践,过一段时间你就会感受到自己的变化,以及领导对你的态度的转变。

最简单易行的一点或者从其中某两点开始实践

 

02、项目汇报注意事项

 

1. 简单描述项目的整体情况

 

通过项目整体进度分析,资源使用情况,取得哪些成果等等。好的地方一定要展示出来,让领导看到你的能力。

 

2. 指出问题,给出方案

 

针对项目中问题,提出你对策。在提出问题后要说出你的应对方案,让领导知道你有想法,对重要细节也跟得很紧。

 

3. 明确下一步工作计划

 

汇报下一步的工作计划,工作重点,对问题的解决方案。

 

向领导汇报工作,看似很平常,实际很重要。工作汇报要围绕一个核心目的:控制。

 

让领导知道项目在你的控制中,当然,让领导放心,也要建立实事求是的基础上。如果项目本身一团糟,你把领导忽悠得再开心,也是没有意义的。

 

 

文章来源:部分内容综合自网络,梳理成文。因觉优质,特此分享。


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